W praktyce zdarzają się sytuacje, w których nie można wystawić faktury bezpośrednio w KSeF. Przepisy przewidują kilka trybów awaryjnych, które pozwalają kontynuować sprzedaż mimo problemów technicznych. Warto wiedzieć, kiedy można z nich skorzystać i jakie obowiązki się z tym wiążą.

Tryb offline24

Tryb offline24 stosuje się w przypadku krótkotrwałych problemów technicznych po stronie podatnika, takich jak brak Internetu lub chwilowa niedostępność programu księgowego.

W tym trybie:

  • faktura jest wystawiana poza KSeF,
  • należy ją przesłać do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym,
  • datą wystawienia pozostaje dzień faktycznego sporządzenia dokumentu.

Do momentu przesłania faktury do KSeF dokument nie posiada numeru KSeF.

Tryb awaryjny (ogłoszona awaria KSeF)

Tryb awaryjny ma zastosowanie w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF. W czasie jej trwania podatnik może wystawiać faktury poza systemem.

Zasady są następujące:

  • faktury należy przesłać do KSeF w terminie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
  • jeśli w tym czasie wystąpi kolejna ogłoszona awaria, termin biegnie od nowa,
  • data wystawienia faktury nie zmienia się mimo późniejszego przesłania do systemu.

Tryb offline – niedostępność KSeF

Tryb offline dotyczy czasowej niedostępności KSeF, na przykład w związku z zaplanowanymi pracami serwisowymi.

W takim przypadku:

  • faktury mogą być wystawiane poza systemem,
  • należy je przesłać do KSeF w ciągu jednego dnia roboczego od przywrócenia dostępności systemu,
  • data wystawienia faktury pozostaje bez zmian.

Awaria całkowita KSeF

Awaria całkowita KSeF to sytuacja wyjątkowa, w której system nie funkcjonuje w sposób długotrwały i poważny, co uniemożliwia jego stosowanie na szeroką skalę. Tego rodzaju zdarzenie jest ogłaszane oficjalnie za pomocą środków masowego przekazu, tj. radio, prasa, telewizja.

W przypadku awarii całkowitej:

  • faktury mogą być wystawiane poza KSeF w dotychczasowej formie,
  • nie ma obowiązku przesyłania tych faktur do KSeF po zakończeniu awarii,
  • nie stosuje się kodów QR, ponieważ nie są to faktury ustrukturyzowane.

Oznacza to czasowy powrót do standardowych zasad fakturowania.

powrót