W określonych sytuacjach faktura wystawiona w KSeF może zostać przekazana kontrahentowi poza systemem, na przykład w formie PDF. Aby odbiorca mógł zweryfikować taki dokument, stosuje się kody QR.
Po co stosuje się kody QR?
Kod QR na fakturze pozwala:
- potwierdzić, że dokument został wystawiony przez uprawniony podmiot,
- sprawdzić podstawowe dane faktury,
- zweryfikować, czy faktura znajduje się w KSeF lub zostanie do niego przesłana.
Dzięki temu odbiorca ma możliwość szybkiego sprawdzenia autentyczności dokumentu bez logowania się do systemu.
Jeden czy dwa kody QR – od czego to zależy?
Liczba kodów QR zależy od tego, czy faktura została już przesłana do KSeF.
Faktury przesłane do KSeF
Faktury wystawione w trybie online oraz faktury offline, które zostały już dosłane do KSeF, zawierają jeden kod QR.
Kod ten umożliwia weryfikację faktury bezpośrednio w systemie.
Faktury wystawione offline, jeszcze nieprzesłane do KSeF
Takie faktury zawierają dwa kody QR:
- jeden służy do identyfikacji faktury,
- drugi potwierdza autentyczność jej pochodzenia do momentu przesłania do KSeF.
Certyfikat KSeF a kody QR
Aby możliwe było prawidłowe oznaczenie faktury wystawionej offline, podatnik musi posiadać certyfikat KSeF.
Certyfikat:
- potwierdza tożsamość wystawcy faktury,
- umożliwia wygenerowanie kodów QR,
- pozwala bezpiecznie przekazać fakturę kontrahentowi jeszcze przed nadaniem numeru KSeF.
Bez certyfikatu nie jest możliwe prawidłowe oznaczenie faktury wystawionej poza systemem.
Weryfikacja faktury przez odbiorcę
Odbiorca faktury może zeskanować kod QR umieszczony na dokumencie lub skorzystać z linku weryfikacyjnego. Pozwala to szybko sprawdzić podstawowe informacje o fakturze oraz potwierdzić jej poprawność.