Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W 2026 r. stanie się on obowiązkowy, dlatego warto już teraz zapoznać się z zasadami logowania i autoryzacji w systemie.
Metody logowania do KSeF
Do KseF można zalogować się za pomocą:
- Profilu Zaufanego,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Po pierwszym zalogowaniu się jedną z powyższych metod istnieje możliwość wygenerowania tokenu – indywidualnego klucza przypisanego do użytkownika. Tokeny są szczególnie przydatne przy korzystaniu z oprogramowania komercyjnego, ponieważ znacznie skracają proces logowania.
Logowanie osób fizycznych
Osoby fizyczne – przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – mają prostszą ścieżkę logowania. Mogą korzystać z:
- Profilu Zaufanego,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Co ważne, w tym przypadku nie ma konieczności zgłaszania uprawnień w urzędzie skarbowym.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawiera danych identyfikacyjnych (NIP i PESEL). Wówczas należy złożyć do urzędu skarbowego formularz ZAW-FA, w którym wskazuje się „odcisk palca” podpisu kwalifikowanego.
Logowanie spółek i innych podmiotów gospodarczych
Spółki i inne podmioty gospodarcze mają dwie możliwości:
- Pieczęć elektroniczna kwalifikowana
Jeśli podmiot posiada pieczęć elektroniczną kwalifikowaną zawierającą NIP, może korzystać z KSeF bez dodatkowych formalności. - Wyznaczenie osoby uprawnionej (ZAW-FA)
Jeśli spółka nie ma kwalifikowanej pieczęci, musi wyznaczyć osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF.
Wyznaczenie następuje poprzez złożenie do urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA.
Co ważne, tą drogą można zgłosić tylko jedną osobę, która po zalogowaniu do KSeF otrzymuje systemowe uprawnienia administratora – może nadawać prawa innym użytkownikom (np. do wystawiania faktur czy przeglądania dokumentów).