Samochody osobowe są użytkowane prawie w każdej firmie. Przedsiębiorca w ramach prowadzonej przez siebie działalności może wykorzystywać pojazd prywatny, nawet gdy nie stanowi on majątku firmy.
Rozliczenie wydatków na prywatny samochód w działalności gospodarczej
Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują prywatny samochód w działalności, mogą ujmować w kosztach podatkowych 20% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu oraz 50% podatku VAT. Już od początku 2019 roku, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla pojazdu prywatnego rozliczanego w działalności gospodarczej.
Podobnie jak przy innych wydatkach zaliczanych do kosztów, należy mieć jednak na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który wskazuje, że wydatki muszą mieć bezpośredni lub pośredni związek z przychodem. Oznacza to, że faktura na zakup paliwa w celu wyjazdu prywatnego (np. na wakacje), nie może zostać ujęta w kosztach działalności.
Również w przypadku pojazdu prywatnego jest możliwe rozliczenie 100% kosztów oraz 100% VAT z faktur. Jest jednak jeden warunek – samochód musi być wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych lub musi być konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą. Konieczne w tym wypadku będzie prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, jak również złożenie przez czynnych podatników VAT deklaracji VAT-26 we właściwym urzędzie skarbowym.
Czy prywatny samochód osobowy trzeba wprowadzić do ewidencji środków trwałych w firmie?
Rozliczanie prywatnego samochodu w firmie jest możliwe nawet wtedy, kiedy nie wchodzi w skład jej majątku i nie widnieje w ewidencji środków trwałych. Takie rozwiązanie nie pozwala jednak przedsiębiorcy dokonywać odpisów amortyzacyjnych, a co za tym idzie obniżać w ten sposób zobowiązań podatkowych. Ponadto, jeżeli pojazd użytkowany zarówno firmowo jak i prywatnie, zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych, możliwe jest odliczenie 75% wydatków eksploatacyjnych zamiast 20%.
Aby wprowadzić samochód osobowy do środków trwałych działalności, przedsiębiorca musi być jego właścicielem lub współwłaścicielem oraz musi złożyć odpowiednie oświadczenie o przekazaniu majątku do firmy.
Sprzedaż pojazdu prywatnego wykorzystywanego w działalności gospodarczej
Sprzedaż prywatnego samochodu własnościowego, który nie stanowi składnika majątku firmowego, po upływie pół roku, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie, nie będzie powodować powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej. Taka sprzedaż może być więc neutralna podatkowo na gruncie zarówno podatku PIT, jak i podatku VAT. Należy jednak pamiętać, iż sprzedaż może generować obowiązki w zakresie podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC), ale zobowiązany do jego rozliczenia będzie nabywca samochodu.