Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to rządowa platforma do wystawiania, otrzymywania i udostępniania faktur drogą elektroniczną. Obowiązek e-fakturowania ma wejść w życie od 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 r. ma być obowiązkowy dla wszystkich.

Faktury ustrukturyzowane

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przy wykorzystaniu wzoru udostępnionego przez KSeF. Jednolity standard e-faktury ma za zadanie unowocześnić procesy fakturowe, obieg dokumentów i wykorzystywanie przez przedsiębiorców systemów fakturowych. Jednocześnie ma to uprościć proces dokumentowania transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować wystawianie, przetwarzanie i archiwizację dokumentów.

Każda faktura ustrukturyzowana w momencie przetworzenia będzie miała przydzielony swój unikalny numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Numer ten będzie umożliwiał łatwe i szybkie odnalezienie faktury w systemie oraz na jego podstawie będzie można stwierdzić autentyczność faktury i zweryfikować jej stan. Dodatkowo organy podatkowe będą mogły na podstawie tego numeru skutecznie monitorować przepływ dokumentów księgowych. Potwierdzeniem nadania numeru KSeF będzie UPO – urzędowe poświadczenie odbioru faktury.

Dodatkowo każda faktura w momencie jej wizualizacji będzie oznaczona kodem weryfikującym QR, natomiast nie jest to zamiennik numeru KSeF. Zadaniem kodu QR będzie zastąpienie anonimowego dostępu do faktur w KSeF. Oznacza to, że jeśli podatnik nie będzie mógł się uwierzytelnić w KSeF i otrzyma fakturę bez kodu QR, to nie będzie w stanie zweryfikować poprawności tej faktury.

Do KSeF będą przekazywane:

• Faktury VAT,
• Faktury korygujące,
• Faktury VAT RR,
• Faktury zaliczkowe,
• Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach sektora publicznego.

Jakie dokumenty nie będą przekazywane do KSeF?

• Noty korygujące,
• Duplikaty faktur – dokumenty będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione,
• Faktury wystawiane za pomocą kas rejestrowych,
• Faktury pro forma,
• Faktury konsumenckie (B2C),
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych),
• Faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.

Najważniejsze założenia KSeF:

• Obowiązkowe e-fakturowanie – dotyczyć to będzie faktur potwierdzających transakcje między przedsiębiorcami, nie obejmie to sytuacji, kiedy kupującym jest konsument,
• E-faktury obejmą czynności podlegające VAT,
• Skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
• Brak potrzeby drukowania faktur oraz ręcznego ich wprowadzania do systemu księgowego,
• W przypadku awarii systemu będzie możliwość wystawienia faktur offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego,
• Faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Do końca 2024 roku:

• Nie będzie odpowiedzialności karnoskarbowej za błędy w realizacji obowiązków w zakresie KSeF (od 2025 roku za błędy lub omijanie systemu będą groziły kary nawet do 100 % wartości wykazanego podatku z faktury lub 18,7 % całej faktury w przypadku faktury bez podatku),
• Podatnicy nierozliczający się z VAT będą mogli wystawiać faktury inne niż ustrukturyzowane (w formie papierowej bądź elektronicznej),
• Faktury z kas rejestrujących i faktury uproszczone, w tym paragony z NIP do 450 zł będzie można wystawiać poza KSeF.

Jak przygotować się do KSeF?

• Przede wszystkim należy zinwentaryzować procesy, w których biorą udział faktury sprzedaży i zakupu – poznać istniejące procesy, które dotyczą fakturowania w firmie, co pozwoli ustalić jak zintegrować KSeF z procedurami i systemami w przedsiębiorstwie,
• Wyznaczyć konkretne osoby w przedsiębiorstwie odpowiedzialne za e-fakturowanie,
• Zapewnić dostęp do KSeF – należy dokonać autoryzacji profilu KSeF za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Można również złożyć zawiadomienie ZAW-FA w formie papierowej w urzędzie skarbowym, które pozwala na nadanie, zmianę lub odebranie uprawnień dostępu do KSeF. ZAW-FA jest również przewidziane dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• Testować wystawianie i odbieranie faktur w środowisku przedprodukcyjnym,
• W pełni zintegrować oprogramowanie używane przez firmę z KSeF.

Co do zasady, wdrożenie KSeF ma ułatwić prowadzenie ewidencji sprzedaży oraz zmniejszyć ryzyko wystąpienia oszustw podatkowych. Jednak sam proces wdrażania KSeF do firmy może się różnić w zależności od branży i wielkości przedsiębiorstwa.