Co do zasady, zgodnie z art. 111 ustawy o VAT, kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym.

Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Część firm ma możliwość korzystania ze zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienia obowiązują do 31 grudnia 2023 roku i mogą dotyczyć wybranych kategorii towarów lub usług lub też całej sprzedaży, która powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy, po spełnieniu pewnych warunków.

Ważne! Zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Ci przedsiębiorcy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej bez względu na wielkość obrotu.

Towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej to między innymi:

  • gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe, perfumy i wody toaletowe,
  • usługi: przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

Kasa fiskalna a limit obrotów

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji, gdzie używana jest kasa fiskalna, w sytuacji gdy kwota obrotu na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolników ryczałtowych w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł – podatnicy zwolnieni są z obowiązku stosowania kas. Należy jednak pamiętać, że w przypadku podatników rozpoczynających w danym roku prowadzenie działalności limit zwolnienia obliczany jest proporcjonalnie do okresu jej wykonywania.

Uwaga! Obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów lub usług. W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, limit na kasę fiskalną ustala się w na podstawie wartości sprzedaży netto.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym został przekroczony limit 20 000 zł.

Kasa fiskalna a zwolnienie przedmiotowe

Do najważniejszych czynności podlegających zwolnieniu przedmiotowemu z kasy fiskalnej do końca 2023 r. zalicza się m.in.:

  • usługi pocztowe i kurierskie,
  • usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
  • dostawę towarów i świadczenie usług, które są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz WNiP podlegających amortyzacji, pod warunkiem że czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą

oraz:

  • dostawę towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi),
  • świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych,
  • wynajem oraz usługi zarządzania nieruchomościami (dzierżawionymi lub własnymi),

jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Zwolnienie przedmiotowe nie jest ograniczone limitem wielkości obrotu. Jeżeli podatnik wykonuje czynności określone w załączniku, to ma prawo skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego na kasie fiskalnej niezależnie od wysokości sprzedaży.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy, którzy kupią kasę on-line i zaczną jej używać w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT.

Ulga wynosi 90% ceny netto kasy – ale nie więcej niż 700 zł.

Ulga przysługuje, jeśli u przedsiębiorcy:

  • powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i rozpoczął on prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących on-line w obowiązujących terminach,
  • nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i dotąd nie używał w ogóle kasy fiskalnej, ale rozpoczął on prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących on-line.

Zwrot ulgi za zakup kasy

Ulgę na zakup kasy fiskalnej należy oddać w przypadkach gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy, przedsiębiorca:

  • trwale zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy (na przykład w sytuacji sprzedaży przedsiębiorstwa, zamknięcia firmy lub ogłoszenia upadłości),
  • nie zgłosi kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego),
  • trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie dopełni obowiązku zapewnienia połączenia kasy on-line z Centralnym Repozytorium Kas.

Likwidacja działalności gospodarczej

Zamknięcie firmy wymaga zlikwidowania kasy fiskalnej. W takim przypadku podatnik ma obowiązek:

  • zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym i przejść w tryb „tylko do odczytu” i odczytać zawartość pamięci kasy fiskalnej przy pomocy serwisanta,
  • wystawić raport fiskalny dobowy, a w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii również raport okresowy (miesięczny),
  • wystawić raport fiskalny rozliczeniowy i sporządzić protokół z tej czynności,
  • złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, a także raport fiskalny rozliczeniowy – w ciągu 5 dni od ich sporządzenia.